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索引号:  HB0230000/2018-08668 文号:  环保厅文件[2018]264号
发布机构:  办公室 生成日期  2018年11月12日
名称:  关于印发《省生态环境厅所属事业单位机构改革档案移交工作方案》的通知

关于印发《省生态环境厅所属事业单位机构改革档案移交工作方案》的通知

发布日期:2018-11-12

省环境监测中心站、省环境保护宣传教育中心、省环境信息与监控中心、省环境工程评估中心、省环境保护对外合作中心、省依兰环境监测站、省虎林环境监测站、省五大连池环境监测站、省镜泊湖环境监测站:

按照我厅所属事业单位机构改革工作方案要求,为做好改革期间的档案管理工作,确保档案移交有序推进,我厅制定了《省生态环境厅所属事业单位机构改革档案移交工作方案》,现印发给你们,请认真贯彻落实。

 

 

                            黑龙江省生态环境厅

                             2018112

 

 

 

 

 


 

省生态环境厅所属事业单位机构改革

档案移交工作方案

    

根据《省生态环境厅所属事业单位机构改革工作方案》和省档案局关于做好省直单位机构改革中档案管理工作的通知要求,为扎实推进我厅所属事业单位机构改革档案移交工作的组织实施,特制定本方案。

一、工作目标

认真贯彻落实省委、省政府、省编委和省档案局关于做好机构改革中关于档案工作的决策部署,科学、合理处置涉改单位档案的归属和流向,维护档案的完整与安全,确保在2018年年底前,圆满完成撤并单位档案整理、统计、移交等工作任务,保障档案工作有序推进、无缝衔接。

二、移交原则

档案移交遵循职能划转原则进行,撤销单位的档案移交到职能接收单位保管;一个单位并入另一个单位或几个单位合并为一个新的单位的,其档案由职能接收单位或整合后单位档案室保管,方便今后工作的查找利用。

三、档案整理

(一)档案分类

档案包括文书、科技(科研、基建、设备)、人事、会计档案;单位履行行业特有职责形成的专业档案;照片、录音、录像等音像档案;印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物档案;其他档案。

(二)收集范围

文书档案的收集范围按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》制定执行;会计、科研、基建档案收集范围按照《会计档案管理办法》(财政部、国家档案局令第79号)、《科学技术研究课题档案管理规范》(DA/T2)、《建设项目档案管理规范》(DA/T28)及《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》规定执行;照片档案的收集范围按照《照片档案管理规范》(GB/T11821)和《数码照片归档与管理规范》(DA/T50)规定执行。实物档案的收集范围包括证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、牌匾、字画、纪念品、以及停止使用的印章等具有保存价值的实物;其他门类档案收集范围按照国家相关规定执行。

(三)整理方法

文书档案的整理归档,2000年以前(含2000年)的档案,按照《文书档案案卷格式》(GB/T9705-2008)以“卷”为单位进行整理,2001年以后(含2001年)的档案,按照《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)以“件”为单位进行整理,2017年以后形成的档案,按照《黑龙江省<归档文件整理规则>实施细则》(黑档函〔201711号)以“件”为单位进行整理;录音、录像资料等磁性载体档案的整理归档,按照《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15-1995)整理;电子档案的整理归档,按照《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)、《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894-2016)、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB/T17678.1-1999)等文件的有关规定整理;会计档案的整理归档,按照《会计档案管理办法》和《会计档案案卷格式》(DA/T39-2008)整理;照片档案的整理归档,按照《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)、《数码照片档案归档与管理规范》(DA/T50-2014)整理;科技档案的整理归档,按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)整理;印章档案按照《印章档案整理规则》(DA/T40-2008)整理;实物档案按照时间顺序或载体类别进行分类整理,并逐件拍照造册,编写文字说明,与实物一并归档;人事档案的整理以人事部门的相关规定为准;其他门类材料的整理归档,参照上述文件类别的整理办法及相关规定执行。

档案应编制检索工具,满足手工检索和计算机检索需要,并按照《档案著录规则》(DA/T18-1999)进行著录。归档文件材料应当为原件,任何单位和个人不得将应归档文件材料据为己有或拒绝归档,涉及国家秘密档案的管理应当符合保密管理的相关规定。

    四、档案鉴定销毁

开展档案鉴定工作。对已达到保管期限的档案进行鉴定处置,鉴定工作在档案部门组织下进行,由办公室负责人主持,档案部门会同相关业务部门有关人员组成鉴定小组,对确无保存价值的档案,按照规定予以销毁。

经鉴定可以销毁的档案,档案部门应编制档案销毁清册,列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、保管期限、已保管时间和销毁时间等内容,报请单位分管档案工作的负责人、办公室负责人、档案部门负责人、相关业务部门负责人、档案部门经办人、相关业务部门经办人在档案销毁清册上签署意见后,档案部门与相关业务部门共同派员至指定的文件销毁中心监销。监销人在档案销毁前,需按照档案销毁清册所列内容进行清点核对;档案销毁后,在档案销毁清册上签字。销毁清册永久保存。

五、统计与移交

完善统计工作。对本单位保管档案情况、档案年度出入库情况、档案鉴定销毁情况、档案移交进馆情况、档案信息化等情况进行统计并建立完备的台帐。

移交档案应同时移交检索工具、编研成果,传统载体档案的数字复制件应当与档案原件一并移交。接收单位要对拟接收的档案进行严格验收,合格后方可接收。交接双方根据档案目录清点核对,并履行交接手续(附件1),其他工作资料也应按职责整理齐全,电子文件统一备份,一并履行交接手续。    

    六、时间安排

(一)制定档案管理与处置工作方案

完成时限:2018118日前

相关要求:成立档案整理工作组,明确领导成员、工作小组、责任分工、工作内容及时间安排。

(二)档案整理

完成时限:2018119-1130

相关要求:按照档案整理规范对本单位自成立起至改革之日形成的各类具有保存价值的文件材料进行收集、整理,做到应归尽归、应交尽交;其他工作资料按职责整理齐全,电子文件备份后交由指定部门或人员统一保管,注意保存交接记录,方便日后工作衔接。

(三)档案鉴定销毁

     完成时限:2018121-11

     相关要求:按照规定程序立即组织开展一次档案鉴定工作,销毁过期无查考价值档案,清理档案库存。

    (四)档案移交

     完成时限:20181212-25

     相关要求:按照职能划转情况移交档案和相关工作资料,具体移交、接收单位列表见附件2,按照档案移交要求,办理交接手续。

(五)总结工作

完成时限:20181226-31

相关要求:各单位将此次改革的档案管理与处置工作方案、档案整理、鉴定销毁、统计及移交相关情况形成工作总结,加盖单位公章后报厅办公室备案。

七、工作要求

档案是机关、单位在公务活动中形成的,对国家和社会有查考、利用和保存价值的各种形式和载体的历史记录,是各单位依法履行职责不可缺少的基础性工作,对保护单位和个人合法权益,维护机关、单位历史真实面貌具有重要作用,做好档案工作是事业单位改革中的一项重要任务,且此次整理历史档案工作时间紧、任务重,请各单位务必提高认识,进一步完善档案管理机制,加强组织领导,明确责任分工,抽调精干人员合力做好此项工作。在保证档案资料应收尽收的前提下,把好档案整理质量关,确保归档文件收集齐全完整,整理规范有序。各单位档案部门要对本单位产生的全部历史档案进行严格清理检查,发现问题立即整改,保障档案交接的顺利进行。新组建单位要及时筹建新档案室,落实工作经费,留足档案用房,及时编制本单位归档范围和文书档案保管期限表,报厅办公室同意后执行。

联 系 人:张 

联系电话:87113066

 

附件:1.档案交接文据

      2.档案移交、接收单位列表

 

 黑环发〔2018〕264号附件1.doc

黑环发〔2018〕264号附件2.doc

 

                         黑龙江省生态环境厅

                           2018112